On pense parfois à tort qu'on a tout dans la tête, et qu'il n'est pas nécessaire d'écrire un process d’exécution d’une tâche. C’est d’autant plus vrai lorsque ça concerne des tâches assez courtes, que l’on aime faire, ou que l’on pratique souvent. Mais pour d’autres obligations qui peuvent être moins évidentes à réaliser, ou que l’on réalise moins souvent, cela n’est pas inutile et loin de là, d'écrire noir sur blanc toutes les étapes par lesquelles il faut passer.

Ne t'est-il pas déjà arrivée de te dire "Mince, comment on fait ça déjà?", ou "Mais où est-ce que j'ai mis cette info"? Personne n'est à l'abri d'un oubli, et même sur des choses qu'on a l'habitude de faire.

✏️ Le process (ou feuille de route si tu préfères) te permet d'éviter cela car toutes les informations importantes sont répertoriées, qu’il s’agisse du contact d’un interlocuteur, d’une date, une étape importante etc...

Ainsi tout est centralisé, tu sais exactement ce que tu as à faire (tu peux même voir là où ça coince, ce qui peut être amélioré), et tu vas beaucoup plus vite.

Le process te permet aussi de gagner du temps car tu auras programmé et planifié le moment opportun pour travailler.

Sans compter qu’il te fera également gagner un temps précieux le jour où tu voudras déléguer, puisqu’il te suffira de transmettre les informations déjà écrites.

Tout d’abord, il te faut définir les actions qui sont récurrentes, donc qui vont revenir tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, ou plusieurs fois dans l’année.

Regarde ensuite celles pour lesquelles tu as un certain nombre d’actions à réaliser et d’informations à retenir. Plus il y a de choses à retenir, plus le fait de créer un process a son importance.

Tu peux aussi te fier à l'éventualité de devoir déléguer cette tâche. Si tu sais d’ores et déjà que celle-ci sera à déléguer car tu détestes t’en occuper, autant créer le process directement comme ça c’est un gain de temps pour le jour où tu passeras la main.

Voici quelques exemples de tâches pour lesquelles tu peux créer un process:

👉 Création et programmation de ton contenu éditorial quel que soit le support utilisé (réseaux sociaux, article de blog, podcast, newsletter, vidéo…)

👉 Onboarding et offboarding de tes clients: accueil et intégration dans un groupe, envoi de documents contractuels ou d’exercices, suivi des rendez-vous etc

👉 Programme d’accompagnement en ligne et/ou atelier en ligne ou en présentiel: communication (pub, programmation des posts…), automatisation des emails, création des visuels, du tunnel de vente….

👉 Précomptabilité: création de tes factures et/ou rapprochement bancaire (classement et transmission de tes factures auprès de ton expert comptable)

Il n’y a pas forcément besoin de se compliquer la vie pour écrire ton ou tes process. Cela peut se faire sur un document tout simple, sur lequel tu vas indiquer toutes les informations utiles au bon déroulement de la tâche, toutes les étapes par lesquelles tu vas passer.

Une fois que ton document est créé, tu peux le garder comme modèle et le réutiliser pour tes futurs process, comme ça la trame est déjà faite et tu n’auras pas besoin de recommencer.

Un moyen pratique est de conserver ce document dans un endroit où tu as accès facilement, car le but est de te faciliter la tâche, pas de la complexifier: ce peut être sur un carnet de notes spécifiques, dans un dossier de ton ordinateur, sur un cloud comme Google Drive, ou sur une plateforme de gestion de projets comme Trello, Monday, Notion...

L'avantage de les créer sur un drive ou une plateforme de gestion de projets, consiste notamment à pouvoir les partager ou en donner l’accès à un membre de ton équipe (en cas de délégation par exemple).

Que peux-tu mettre dans ton process? Voici les informations que tu pourrais y retrouver:

📌Titre, descriptif, objectif de la tâche

📌Les acteurs concernés; leurs rôles, leurs contacts

📌Les dates importantes; démarrages, intermédiaires, échéances

📌Les liens des accès directs vers sites web ou logiciel utiles. Pour les mots de passe, il vaut mieux les conserver dans un endroit sécurisé, ou utiliser un gestionnaire de mot de passe (comme Lastpass par exemple)

📌Les étapes clés par lesquelles il te faudra passer

📌Des documents sources utiles au bon déroulement et à la bonne compréhension de la tâche

A toi de voir ce qui est utile en fonction de la mission, car tu n’auras pas forcément besoin de tout à chaque fois.

Créer un process clair pour tes tâches récurrentes te permettra de:

1️⃣ Gagner du temps pour les réaliser car tu vas vraiment savoir ce que tu as à faire, et tu ne vas pas t'éparpiller
2️⃣ Passer la main facilement lorsque tu voudras/pourras les déléguer

💡 Une fois que tu as créé ton process, pense à planifier le temps nécessaire à la réalisation de la mission dans ton agenda! (avec une marge en plus au cas où). C’est bien d’avoir le process, mais encore faut-il avoir le temps nécessaire pour cette mission, et en le programmant tu es sûre de disposer de ce temps pour ça et pas autre chose.

Maintenant, je serais curieuse de savoir si c’est quelque chose que tu as déjà fait ou que tu comptes faire prochainement?

Si tu as besoin de déléguer une partie de ces tâches récurrentes, qu’il s’agisse de l’onboarding de tes clients, la mise en place de tes évènements, la création de tes newsletters…tu peux me contacter ici: